Cuenta la leyenda que en un pueblo muy muy remoto existió hace muchos años un equipo que se entendía a la perfección y estaba alineado en el ¿por qué?, el ¿para qué? el ¿qué? el ¿cómo, el ¿cuándo?…

Era un equipo feliz…

Eso dice la leyenda. La realidad es otra.

La realidad es que la mayoría de equipos sufren en la comunicación y este es uno de los factores más importante de fracaso en los proyectos.

“The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.” George Bernard Shaw

Nuestro error más grande es pensar que somos buenos para la comunicación y asumir que el entendimiento es nuestro estado natural.

Tendemos a suponer que nos comunicamos bien y entendemos claramente. Creemos que decimos exactamente lo que queremos decir y creemos que escuchamos exactamente lo que se quería decir.

La verdad es que incluso en la mejor de las relaciones con los mejores comunicadores, nos comunicamos mal más veces de lo que nos comunicamos bien. El malentendido es el estado natural del mundo y la falta de comunicación es fácilmente la forma más común de comunicación. Y se requiere un esfuerzo paciente y deliberado para oírse claramente y entenderse bien.

Pero como nuestro punto de partida es la asunción de ese entendimiento, no hacemos nada para cambiar la situación. Y de esa manera se perpetúan los malentendidos hasta que explotan en los momentos más inoportunos del proyecto…

EL MALENTENDIDO NO SURGE DE LA NADA

Surge de una mochila de sesgos cognitivos, creencias, experiencias y de uso de lenguaje que nos llevan a perspectivas diferentes y a interpretar de una manera u otra lo que se dice.

Esto es especialmente importante cuando trabajamos por proyectos.

El principal desafío es que los proyectos reúnen a personas muy diferentes. En consecuencia, las opiniones individuales sobre el proyecto son muy diferentes. Y esto es normal, no nos engañemos, al inicio de cada proyecto de cierta complejidad. No es porque algunas personas estén “equivocadas o en lo cierto”; es solo por la diversidad de perspectivas profesionales y culturales y estados de información divergentes. Es porque, “todos vivimos en mundos diferentes” (Schopenhauer).

En el trabajo a diario podemos llegar a gestionar la ilusión de que las personas entienden lo que decimos y piensan igual. Durante semanas, meses y años, nos acostumbramos a nuestros colegas y descubrimos cómo funcionan; podemos experimentar, practicar y eventualmente desarrollar rutinas. Pero en proyectos, ¡no tenemos ese tiempo!

PROJECT CANVAS

No es suficiente con que el propietario del proyecto entienda los requerimientos. Es necesario dedicarle un tiempo a crear una visión común.

¿Cómo lo hacemos entonces? El project canvas y la filosofía de slowthinking no es otra cosa que un papel en banco que sirve de invitación al diálogo con el único propósito de crear un entendimiento común del proyecto, de manera clara, visual, sintética y sistemática.

Cuando aplicas el project canvas durante el diseño de tu proyecto, estás facilitando la comunicación en el equipo y creando un primer boceto de ese proyecto. Este boceto ofrece dos beneficios principales:

• Crea un entendimiento común y
• Revela rápidamente aquellas partes del proyecto que necesitan una mayor consideración (es decir, identifica aquello que todavía desconocemos).
• Además, la aplicación del canvas proporciona una gran experiencia de team building.

Y una mejor comunicación solo nos puede llevar a más éxitos en los proyectos.

Sobre la autora

Eugenia Gargallo es ingeniera informática con más de 15 años de experiencia en el mundo corporativo del training. Durante los últimos tres años, con su ONG inspira-t y ahora con su nueva empresa social Future U Fitness Club, la misión de Eugenia es crear un gran futuro para los jóvenes, dando voz a su talento oculto para mejorar el mundo.

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