10 trucos imprescindibles para sacarle el máximo provecho a Microsoft Teams

10 trucos imprescindibles para sacarle el máximo provecho a Microsoft Teams


Microsoft Teams es una de las herramientas corporativas de comunicación más usadas por las empresas. Dos de sus razones principales son que Microsoft Teams está integrada en el pack Office 365 y, además, facilita la comunicación con colaboradores internos y externos de la empresa, estés donde estés y siempre que lo necesites.

Microsoft Teams no es simplemente un chat empresarial, también puedes realizar reuniones a través de llamadas y videollamadas, compartir pantalla y pizarras, trabajar en archivos de forma colaborativa, organizar proyectos y un largo etcétera.

Para ayudarte a sacarle el máximo potencial a esta herramienta de comunicación, queremos compartir contigo 10 trucos que seguro que te sorprenderán.

1. ¡No abuses del canal General! ¿Para qué puedes usarlo?

El canal General de tu equipo debe ser utilizado como lugar para realizar comunicaciones generales para el equipo, como un mensaje de bienvenida a nuevos miembros o un recordatorio de reunión.

También puedes usarlo para compartir archivos que sean de interés para todo el equipo como, por ejemplo, un documento que refleje las características generales del proyecto que estamos realizando.

Para tratar temas específicos, es recomendable crear nuevos canales. De esta forma conseguirás que la información quede mejor organizada y que todos los miembros del equipo la puedan localizar más fácilmente.

2. Comparte información relevante en Teams desde un correo electrónico.

¿Quieres que un colaborador puntual, que no pertenece a tu equipo, pueda publicar información relevante en un canal de Teams? Solo tienes que buscar la dirección de correo del canal y mandársela. Haz clic en el botón de puntos (“Más opciones”) junto al nombre del canal y elige “Obtener dirección de correo”. Envía esta dirección a tu colaborador y ahora ya podrá mandar mensajes directamente a las publicaciones del canal vía email. Tanto el mensaje como los archivos adjuntos se guardarán en la pestaña “Archivos” del canal, en una carpeta llamada “Email Messages”.

3. ¿Lo habrá leído? Activa las confirmaciones de lectura en los mensajes de chat.

Microsoft Teams te permite saber si tus compañeros han leído tus mensajes de chat. Esta opción está activada por defecto por lo que, en el momento que el mensaje haya sido leído, se mostrará a su derecha un pequeño icono en forma de ojo.

Si lo necesitas, puedes desactivar que los demás vean que has leído un mensaje. Para hacerlo, haz clic en tu imagen de perfil y selecciona la opción “Configuración”. A continuación, en la sección “Privacidad”, desactiva la opción “Confirmaciones de lectura”.

De esta forma, los otros usuarios no podrán saber si has leído el mensaje, pero tu tampoco podrás ver si ellos lo han visto.

 4. Destaca tu mensaje utilizando la función de “Anuncios”.

¿Tienes una noticia importante que deben conocer todos los miembros de tu equipo? Entonces crear un anuncio de canal te será muy útil.

Para ello, haz clic en el botón “Formato” situado debajo del cuadro de mensaje, despliega las opciones del botón “Nueva conversación” y selecciona la opción “Anuncio”.

A continuación, elige un color o una imagen para el fondo del título del mensaje usando los dos botones a la derecha del título. Ahora tu anuncio ya estará listo para que lo puedas enviar. Esta función le dará mucha más visibilidad al mensaje.

 5. Sube y crea tus propios adhesivos para motivar al equipo.

Además de la posibilidad de personalizar muchos de los adhesivos que vienen por defecto en Teams, también puedes cargar nuevas imágenes y utilizarlas como adhesivos. De esta forma, conseguirás enfatizar tus mensajes y motivar aún más a tu equipo.

Haz clic en el icono “Adhesivos” debajo del cuadro de redacción, y entra en el catálogo de “Memes”. Selecciona una imagen desde tu ordenador pulsando en el icono + (“Cargar una imagen”). A continuación, podrás personalizar el texto superior y la leyenda inferior. Para finalizar, haz clic en “Listo” para que la imagen se añada al mensaje y ya puedes enviarlo.

6. Desenfoca el fondo de tu vídeo durante las reuniones.

¿No te gusta cómo aparece el fondo en tu vídeo? ¿Estás en un espacio abierto con mucho movimiento de personas? Con Teams tienes la opción de difuminar el fondo de tu cámara.

Durante la reunión, mueve el cursor para que aparezca la barra de opciones y utiliza el botón de puntos (“Más opciones”) para seleccionar la opción “Difuminar mi fondo”. Automáticamente, Teams detectará tu figura y desenfocará el fondo.

7. Comparte ideas durante una reunión usando la pizarra digital de Teams.

Durante las reuniones en Teams, puedes trabajar con pizarras si necesitas hacer, por ejemplo, un esquema en directo. Con la pizarra digital puedes dibujar y escribir ideas y compartirlas con los asistentes de forma muy sencilla.

Para activar la pizarra durante una reunión, haz clic en el icono “Compartir” de la barra inferior y selecciona “Pizarra de Microsoft”. Ahora todos los participantes verán la pizarra y también podrán dibujar en ella. Cuando quieras finalizar el trabajo con la pizarra, haz clic en el botón “Dejar de presentar”.

8. Crea una respuesta automática cuando estás fuera de la oficina.

De la misma manera que puedes activar una respuesta automática en el correo electrónico, también puedes hacer algo similar en Teams. Este consejo es muy útil ahora que vienen las vacaciones.

Accede a tu perfil en la parte superior derecha de la pantalla, y selecciona la opción “Definir mensaje de estado”. Escribe el mensaje y marca la casilla “Mostrar cuando me envíen mensajes”. También puedes programar hasta cuándo quieres que esté activa la respuesta automática en la opción “Borrar el mensaje de estado después de”. Si alguien de tu empresa te escribe un nuevo mensaje vía chat o te menciona en un canal, podrá ver tu estado sobre el cuadro de texto del mensaje.

9. Los 5 atajos más importantes que debes conocer en la barra de comandos.

La barra de búsqueda de la parte superior de Teams permite introducir comandos para realizar acciones comunes de forma rápida. Estos son cinco atajos que te resultarán especialmente útiles cuando trabajas en Teams:

  • /archivos Para ver los archivos recientes.
  • /menciones Para ver todos los mensajes en los que se te hayan mencionado.
  • /noleido Para ver todos los mensajes y actividades no leídas.
  • /nomolestar Para poner tu estado en modo “No molestar” y no recibir notificaciones.
  • /unirse Para unirte a un equipo público o privado de Teams.

Puedes ver la lista completa de atajos escribiendo “/” en la barra de comandos.

10. Personaliza el tema de tu Teams.

¿Te gustaría ver Teams en modo oscuro? Puedes cambiar la configuración de los colores de Teams para personalizar su interface.

Para ello, accede a tu perfil, en la parte superior derecha de la pantalla, y selecciona la opción “Configuración”. En la sección “General”, podrás escoger entre los 3 temas de Teams: “Predeterminado”, “Oscuro” y “Contraste alto”, este último útil para personas con dificultades de visión.

 

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