Cómo elegir una tarea para aplicar IA en el trabajo

Para elegir una tarea en la que aplicar IA, empieza por una que hagas a menudo, cuyo resultado puedas revisar en pocos minutos, con información que tengas a mano y puedas usar, y en la que un error se corrija sin consecuencias. Elige solo una, mide cuánto tiempo te lleva hoy y compáralo después de unas semanas de práctica.

En esta guía te contamos cómo elegir una tarea para aplicar IA con cinco criterios, un paso a paso, una matriz de impacto y viabilidad, y ejemplos para RR. HH., Formación y responsables de equipo.

Qué es una buena tarea para empezar a aplicar IA

Una buena tarea para empezar a aplicar IA es una actividad frecuente de tu trabajo, con un resultado que sabes valorar, en la que la IA te ayuda a preparar, redactar, resumir u ordenar información, y en la que tú revisas y decides antes de darla por buena.

Conviene distinguir dos ideas que a menudo se mezclan:

• Aplicar IA a una tarea es usarla como apoyo. La IA prepara un borrador, propone una estructura o resume un documento, y tú lo revisas, lo corriges y decides qué hacer con él.
• Automatizar una tarea es que se ejecute sola, sin que nadie intervenga en cada caso.

Esta guía trata la primera idea, el punto de partida más habitual. La automatización llega después, cuando ya conoces bien la tarea y sabes dónde se equivoca la herramienta.

Por qué importa elegir bien la tarea

La IA no rinde igual en todas las tareas, aunque parezcan de dificultad parecida. Un estudio de Harvard Business School con Boston Consulting Group, con 758 consultores, lo llamó la «frontera tecnológica irregular». En las 18 tareas que quedaban dentro de lo que la IA hace bien, quienes la usaban completaron un 12,2 % más de tareas, lo hicieron un 25,1 % más rápido y entregaron resultados de más calidad. En cambio, en una tarea elegida para quedar fuera de esa frontera, quienes usaban IA acertaron menos que quienes no la usaban (Dell’Acqua et al., HBS; versión publicada en Organization Science).

Además, el principal freno no suele ser la tecnología. Según Eurostat, en 2025 el 19,95 % de las empresas de la UE con 10 o más empleados usaba alguna tecnología de IA. Entre las que se habían planteado usarla y no lo hacían, el motivo más citado fue la falta de conocimientos (70,89 %). Elegir bien una primera tarea es una forma concreta de empezar a ganarlos.

5 criterios para elegir la tarea

Pasa cada tarea candidata por estos cinco criterios. Si cumple cuatro o cinco, es buena candidata.

1. Se repite. ¿La haces cada semana, o varias veces al mes? La frecuencia te da ocasiones para practicar.
2. El resultado se puede revisar rápido. ¿Sabes qué es un buen resultado y puedes comprobarlo en pocos minutos? Si para validarlo tienes que rehacer el trabajo, no es la adecuada.
3. Tienes la información y puedes usarla. ¿La tienes a mano y puedes usarla en la herramienta corporativa sin incluir datos personales o confidenciales?
4. Un error tiene poco coste. ¿Detectarías un fallo antes de que llegue a un cliente o a una decisión sobre una persona?
5. El beneficio es visible. ¿Notarás la diferencia tú o tu equipo, en tiempo, en calidad o en menos bloqueos?

Checklist rápida

Paso a paso: cómo elegir una tarea para aplicar IA y probarla

1. Apunta las tareas de una semana normal

Durante una semana, anota lo que haces, sin filtrar todavía.

2. Divide cada tarea en pasos

Preparar un informe incluye buscar datos, ordenarlos, redactar, revisar y enviar. Marca en qué pasos te ayudaría la IA: a menudo es el primer borrador o el resumen, no la tarea entera.

3. Puntúa con la matriz impacto/viabilidad

Valora cada candidata con los cinco criterios y colócala en la matriz que verás más abajo.

4. Elige una sola tarea y define qué es un buen resultado

Quédate con una. Escribe en dos o tres líneas qué tiene que cumplir el resultado (contenido, tono, formato, datos que hay que comprobar) y quién lo revisa. Te servirá también para dar mejores instrucciones a la IA.

5. Pruébala unas semanas y mide el tiempo total

Anota cuánto te lleva hoy la tarea y, tras unas semanas, vuelve a medir el tiempo total, revisión incluida.

6. Comparte lo aprendido con tu equipo

Recoge las instrucciones que funcionan, los errores detectados y los límites de la herramienta. Así tu equipo no empieza de cero.

Matriz impacto/viabilidad para elegir tu tarea

Es la herramienta que muchas empresas usan para elegir su primer caso de uso de IA, aplicada aquí a las tareas de tu puesto. Ordena las candidatas según dos preguntas: ¿cuánto se nota la mejora? (impacto) y ¿qué fácil es aplicar la IA con lo que tienes hoy? (viabilidad).

Para situar cada tarea, puntúa de 1 a 3 cada criterio:

Criterio	1 punto	2 puntos	3 puntos	Eje
Se repite	Pocas veces al año	Mensual	Semanal o más	Impacto
Beneficio visible	Apenas se nota	Se nota en la tarea	Se nota en el equipo	Impacto
Se revisa rápido	Hay que rehacerla	Revisión larga	Revisión de minutos	Viabilidad
Información disponible y permitida	Dispersa o sensible	Disponible con ajustes	Disponible y utilizable	Viabilidad
Error de poco coste	Error grave o difícil de detectar	Error corregible con esfuerzo	Error fácil de detectar y corregir	Viabilidad

Suma los puntos de impacto (de 2 a 6) y de viabilidad (de 3 a 9). Una tarea con 5 o 6 en impacto y 7 o más en viabilidad es una buena primera candidata.

Ejemplos de tareas por perfil

Si te preguntas por dónde empezar con la IA en tu área, estos casos de uso de IA en RR. HH., Formación y gestión de equipos te pueden orientar. Son ejemplos orientativos, no resultados medidos: lo que encaje depende de tus tareas y de las pautas de tu organización.

Perfil	Tarea	En qué ayuda la IA	Qué revisa la persona
RR. HH. y Formación	Comunicar el lanzamiento de un programa	Preparar un borrador del mensaje para distintos colectivos	Fechas, condiciones, tono y destinatarios
RR. HH. y Formación	Analizar los comentarios abiertos de una encuesta	Agrupar los comentarios por temas y resumirlos	Que los temas reflejen lo que dicen las respuestas y que no haya datos identificables
Responsables de equipo	Preparar una reunión	Proponer el orden del día y resumir los acuerdos	Decisiones, responsables y plazos
Responsables de equipo	Preparar un feedback	Ordenar ideas y proponer una redacción clara	El fondo del mensaje y el trato a la persona
Comercial y operaciones	Preparar una propuesta a partir de un briefing	Estructurar el documento y redactar un primer borrador	Datos, condiciones y adaptación al destinatario

Qué tareas conviene dejar para más adelante

No son buenas para empezar:

• Decisiones sobre personas, como seleccionar, evaluar o promocionar. La decisión y su responsabilidad son tuyas.
• Tareas con datos personales o confidenciales que no puedas introducir en la herramienta según las pautas de tu organización.
• Tareas cuyo resultado no sabes revisar. Si no puedes comprobar si una respuesta es correcta, no sabrás cuándo se equivoca. Lo explicamos en nuestro artículo sobre las alucinaciones de la IA.
• Tareas poco frecuentes con un error caro.

De la tarea a la formación: cómo lo puede organizar RR. HH.

Desde RR. HH. y Formación puedes convertir la elección de tareas en parte del aprendizaje del equipo:

• Recoge tareas frecuentes con los responsables de cada área. Pide ejemplos reales y qué consideran un resultado aceptable.
• Asigna la práctica según el nivel de cada persona. Quien empieza puede trabajar con borradores sencillos y aprender a revisarlos. Quien ya tiene experiencia puede abordar tareas con varios pasos. Lo detallamos en nuestra guía de formación en IA para empresas por niveles.
• Integra la práctica en el trabajo. Se aprende mejor sobre tareas propias que con ejemplos genéricos. Más en nuestro artículo sobre aprender en el flujo de trabajo.

Este enfoque está en la base de Pasaporte IA, nuestro programa de acompañamiento en IA para equipos. En la fase Practicar, cada persona trabaja con un mapa de tareas y con retos prácticos sobre situaciones reales de su trabajo. En la fase Crear se da el paso a la automatización de tareas y la creación de agentes. Durante el recorrido, con Foxize MyTutor puedes resolver dudas y practicar con ejercicios adaptados a tu aprendizaje.

Como contexto, el Reglamento europeo de IA incluye un artículo sobre la alfabetización en IA del personal (artículo 4, AI Act Service Desk).

Preguntas frecuentes

¿Qué tarea elijo para empezar a usar IA en el trabajo?

Elige una tarea semanal, cuyo resultado puedas revisar en minutos y en la que un error se corrija sin consecuencias. Suelen funcionar los borradores de correos o documentos y los resúmenes de reuniones o informes. Empieza por una sola y mide el antes y el después.

¿Cómo sé si una tarea se puede hacer con IA?

Comprueba si puedes describir qué es un buen resultado, si tienes la información necesaria y puedes usarla, y si sabrías detectar un error. Si las tres respuestas son sí, probablemente te ayude en algún paso, como el borrador o el resumen.

¿Qué tareas no conviene hacer con IA?

No conviene empezar por decisiones sobre personas, por tareas con datos personales o confidenciales que no puedas introducir en la herramienta ni por tareas cuyo resultado no sabes revisar. La IA puede ayudarte a preparar información, pero la decisión sigue siendo tuya.

¿Qué diferencia hay entre aplicar IA a una tarea y automatizarla?

Aplicar IA a una tarea es usarla como apoyo: prepara un borrador, un resumen o una propuesta, y tú revisas y decides. Automatizarla es que la tarea se ejecute sola en cada caso, sin intervención. Lo habitual es empezar aplicando y automatizar después, cuando la tarea es estable.

¿Quién debe elegir las tareas: RR. HH., el responsable o cada persona?

Funciona mejor como una decisión compartida. Cada persona conoce sus tareas, el responsable sabe qué resultados importan al equipo y RR. HH. o Formación ordena el proceso y adapta la práctica al nivel de cada persona.

¿Es obligatorio formar a la plantilla en IA?

El Reglamento europeo de IA dedica su artículo 4 a la alfabetización en IA; puedes leerlo en el AI Act Service Desk. Para saber cómo afecta a tu organización, consulta con tu asesoría jurídica.

Hablemos de lo que necesita tu equipo

Si quieres saber qué tareas tiene sentido trabajar en tu equipo y con qué nivel empezar, hablemos de lo que necesita tu equipo.

También puedes conocer Pasaporte IA.

Foxize lleva más de 10 años diseñando soluciones formativas personalizadas para la formación corporativa, integrando tecnología, contenidos y datos.